Privacybeleid

Heilooër harmonieorkest Caecilia (verder: Caecilia) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Caecilia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.  Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Caecilia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden van de vereniging

Persoonsgegevens van leden worden door  Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Uitvoering geven aan de doelstellingen van de vereniging. Dat betekent:
    • Leden voorzien van informatie over de vaste repetitieavond (dinsdag);
    • Leden voorzien van informatie over optredens van een van de orkesten;
    • Leden voorzien van informatie over bijzondere gebeurtenissen, betreffende een van de orkesten of een van de leden, als een dirigentwissel, een gebeurtenis rond een van de leden of een nieuwe start van MusicFun;
    • Oud-leden voorzien van informatie over optredens of vacatures;
    • Oud-leden voor het informeren over bijzondere gebeurtenissen, anders dan optredens.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De aanmelding als nieuw lid van de vereniging
  • De aanmelding als deelnemer aan MusicFun.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Geboortedatum;
  • Datum start lidmaatschap;
  • Datum start deelname aan een muziekvereniging.

Foto’s van leden, die gemaakt worden tijdens repetities of optredens, worden mogelijk gebruikt voor de website van Caecilia of promotiemateriaal, zoals programmaboekjes of flyers. Wij vragen hiervoor om toestemming en het is altijd mogelijk die toestemming weer in te trekken.

Op de website komt een smoelenboek zodat (nieuwe) leden ook namen krijgen bij de gezichten en andersom. Ook hier zullen we toestemming vragen voordat we een foto publiceren. Toestemming is altijd weer in te trekken.

De persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men lid is van de vereniging en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.
  • De periode na het lidmaatschap voor de doelstelling met betrekking tot Oud-leden

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs

Persoonsgegevens van donateurs worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Administratieve doeleinden;
  • Communicatie over concerten door een van de orkesten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • De aanmelding als donateur.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Naam van de organisatie;
  • Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Datum start toezegging donateurschap.

Uw persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Het inschrijving formulier Nieuwsbrief, ingevuld op papier of via het internet

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • E-mailadres.

Uw persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsor

Persoonsgegevens van sponsors worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

  • Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten
  • Factuur sturen om sponsorbijdrage te betalen;
  • Vermelden van sponsorgegevens in uitingen van Caecilia (website en programmaboekjes).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

  • Mondelinge of schriftelijke toezegging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens van u vragen:

  • Voornaam;
  • Tussenvoegsel;
  • Achternaam;
  • Naam van de organisatie;
  • Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
  • Telefoonnummer(s);
  • E-mailadres(sen);
  • Datum start toezegging sponsorschap.

Uw persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

  • Gedurende de periode dat u een sponsorbijdrage heeft toegezegd en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

  • Het verzorgen van de internetomgeving: webreus
  • Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen: mailchimp

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door uw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Caecilia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

  • Alle personen die namens Caecilia van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
  • Bestuursleden en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij uw persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met u niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Heilooër harmonieorkest Caecilia

Postadres:

Postbus 47

1850 AA Heiloo

Bezoekadres (dinsdags van 18:00 tot 23:00, buiten de zomervakantie)

Pastoor van Muijenweg 12

1852 EH Heiloo

Voorzitter bij caecilia-heiloo.nl. Verander ‘bij’ voor het @ teken. Op deze manier hopen wij spam te voorkomen.

 

Versie

Dit is versie  v180506 van dit privacybeleid.