Heilooër harmonieorkest Caecilia (verder: Caecilia) hecht veel waarde aan de bescherming van je persoonsgegevens. In dit Privacybeleid willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Caecilia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacybeleid;
Verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
Vragen om je uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens die andere doeleinden hebben dan het onderhouden van je lidmaatschap van Caecilia;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van je rechten omtrent uw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Caecilia zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacybeleid, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of als je contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens onder aan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van leden van de vereniging

Persoonsgegevens van leden worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Uitvoering geven aan de doelstellingen van de vereniging. Dat betekent:
- Leden voorzien van informatie over de vaste repetitieavond (dinsdag);
- Leden voorzien van informatie over optredens van een van de orkesten;
- Leden voorzien van informatie over bijzondere gebeurtenissen, betreffende een van de orkesten of een van de leden, als een dirigentwissel, een gebeurtenis rond een van de leden of een nieuwe start van MusicFun;
- Oud-leden voorzien van informatie over optredens of vacatures;
- Oud-leden voor het informeren over bijzondere gebeurtenissen, anders dan optredens.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De aanmelding als nieuw lid van de vereniging
De aanmelding als deelnemer aan MusicFun.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens van je vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
Telefoonnummer(s);
E-mailadres(sen);
Een foto;
Geboortedatum;
Datum start lidmaatschap;
Datum start deelname aan een muziekvereniging;

Foto’s van leden, die gemaakt worden tijdens repetities of optredens, worden mogelijk gebruikt voor de website van Caecilia of promotiemateriaal, zoals programmaboekjes of flyers. Wij vragen hiervoor om toestemming en het is altijd mogelijk die toestemming weer in te trekken.

Op de website komt een smoelenboek zodat (nieuwe) leden ook namen krijgen bij de gezichten en andersom. Ook hier zullen we toestemming vragen voordat we een foto publiceren. Toestemming is altijd weer in te trekken.

De persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Dat men lid is van de vereniging en daarna alleen noodzakelijk gegevens voor financiële administratie voor maximaal 7 jaar;
Na het lidmaatschap voor het onderhouden van de band met Oud-leden.

Verwerking van persoonsgegevens van donateurs

Persoonsgegevens van donateurs worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Administratieve doeleinden;
Communicatie over concerten door een van de orkesten.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

De aanmelding als donateur.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Naam van de organisatie;
Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
Telefoonnummer(s);
E-mailadres(sen);
Datum start toezegging donateurschap;

De persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees

Persoonsgegevens van Nieuwsbrief abonnees worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Het informeren van de persoon d.m.v. nieuwsuitingen.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Het inschrijving formulier Nieuwsbrief, ingevuld op papier of via het internet

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
E-mailadres.

Je persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat men aangemeld is.

Verwerking van persoonsgegevens van sponsor

Persoonsgegevens van sponsors worden door Caecilia verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven en/of gerichte contacten;
Factuur sturen om sponsorbijdrage te betalen;
Vermelden van sponsorgegevens in uitingen van Caecilia (website en programmaboekjes).

Grondslag voor deze persoonsgegevens is:

Schriftelijke toezegging.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Caecilia de volgende persoonsgegevens vragen:

Voornaam;
Tussenvoegsel;
Achternaam;
Naam van de organisatie;
Adres (Straat, huisnummer, postcode, woonplaats)
Telefoonnummer(s);
E-mailadres(sen);
Datum start toezegging sponsorschap;

Deze persoonsgegevens worden door Caecilia opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde verwerking(en) voor de periode:

Gedurende de periode dat u een sponsorbijdrage heeft toegezegd en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verstrekking aan derden

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

Het verzorgen van de internetomgeving: webreus. Deze omgeving wordt gebruikt voor het verspreiden van informatie aan leden die zich hebben aangemeld. Deze gegevens zijn opgeslagen in een eigen database. De partij die de internetomgeving verzorgt heeft hier geen toegang toe.
Het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen: mailchimp. In deze omgeving worden de e-mailadressen opgeslagen van de leden en belangstellenden voor nieuwsbrieven.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier schriftelijk toestemming voor geeft.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Caecilia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van u te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

Alle personen die namens Caecilia van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
Bestuursleden en commissieleden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent je gegevens

Je hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van je ontvangen hebben. Tevens kan je bezwaar maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij je persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken. De gegevens die noodzakelijk zijn voor het onderhouden van het lidmaatschap zijn hierop uitgezonderd zolang het lidmaatschap duurt, omdat anders de rechten en plichten die horen bij het lid zijn van Caecilia niet meer zijn uit te voeren.

Klachten

Als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als je naar aanleiding van ons Privacybeleid nog vragen of opmerkingen hebt, neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Heilooër harmonieorkest Caecilia

Postadres:

Postbus 47

1850 AA Heiloo

Bezoekadres (dinsdags van 18:00 tot 23:00, buiten de zomervakantie)

Pastoor van Muijenweg 12

1852 EH Heiloo

Voorzitter@caecilia-heiloo.nl

Versie Privacybeleid: 27 augustus 2019